Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Ma trận Eisenhower được sử dụng để phân loại nhiệm vụ theo bốn góc. Mỗi góc phần tư sẽ có một lời kêu gọi hành động cụ thể đó là thực hiện, lên lịch, ủy quyền hoặc loại bỏ. Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà bạn nên biết.

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower hay Ma trận khẩn cấp là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành 4 hộp ưu tiên cho biết những nhiệm vụ bạn nên tập trung làm trước và những nhiệm vụ bạn nên ủy quyền hoặc loại bỏ.

Thực ra, ma trận thời gian Eisenhower dựa trên hai đặc tính là tính quan trọng và tính khẩn cấp. Đây không phải là chiến lược hoàn hảo nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian, không giúp chúng ta hiện thực hóa mục tiêu.

2. Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower

# Mức độ quan trọng

Theo ma trận Eisenhower, đây là khía cạnh đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân. Chúng có thể liên quan đến sự phát triển cá nhân, sự nghiệp, quan hệ hay những mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống của bạn. Những nhiệm vụ ở mức này không mang lại kết quả ngay lập tức nên rất dễ bị xao nhãng.

# Mức độ khẩn cấp

Khía cạnh này đo lường mức độ và thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Các nhiệm vụ khẩn cấp thường liên quan đến thời hạn, yêu cầu ngay tức thì hoặc có thời hạn gấp. Đặc biệt là có thể gây hậu quả nếu không hoàn thành kịp thời.

# Phân loại nhiệm vụ

Dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp, ma trận Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành 4 loại khác nhau: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, không quan trọng và không khẩn cấp. Mỗi loại nhiệm vụ sẽ có cách tiếp cận và xử lý khác nhau.

Bằng cách phân loại nhiệm vụ và xác định phương pháp tiếp cận thích hợp cho từng loại, mỗi người có thể sử dụng thời gian hiệu quả và cân bằng giữa những mục tiêu cá nhân - công việc. Nhiều người nghĩ rằng các nhiệm vụ khẩn cấp thì đều quan trọng nhưng thực tế thì không hẳn là vậy.