Các yếu tố ảnh hưởng đến nhà quản trị khi giao việc

 Yếu tố nào ảnh hưởng đến nhà quản trị khi giao việc? Cùng tìm hiểu nhé!

1. Nhà quản lý nghĩ tự mình thực hiện công việc sẽ hiệu quả hơn

Yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến hiệu quả giao việc đó là nhà quản lý nghĩ rằng họ sẽ đạt được hiệu quả tốt hơn khi tự mình thực hiện công việc. Bản thân nhà quản trị cũng dễ dàng cho rằng mình là người giỏi nhất.

Do đó, nếu họ trực tiếp thực hiện công việc thì sẽ nhanh hơn, đạt yêu cầu hơn và sẽ không ai phải phàn nàn về công việc chung của đội nhóm. Đôi khi, nhà quản lý cũng sợ rằng khi giao việc cho người khác thì có thể mắc sai lầm và ảnh hưởng đến vai trò lãnh đạo của họ.

2. Nhà quản lý thường có thói quen hỏi nhân viên “đã hiểu chưa”

Rất nhiều nhân viên gặp tình huống này, dù không thật sự hiểu hay chưa nắm rõ nhưng cũng trả lời “hiểu”. Bởi vì họ sợ người lãnh đạo coi thường mình, để lại ấn tượng không tốt hoặc mất cơ hội thực hiện những công việc quan trọng của công ty.

3. Nhà quản lý lo sợ nhân viên quá tải khi giao việc

Một số nhà quản trị cho rằng giao thêm công việc cho nhân viên có thể khiến nhân viên quá tải và không hài lòng. Nếu giao quá nhiều việc, nhân viên sẽ không thể hoàn thành tốt công việc nào hết nên dễ ảnh hưởng đến công việc chung của cả nhóm.

4. Không có sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm

Khi nhà quản lý không tin tưởng nhân viên hoặc ngược lại thì đó chính là trở ngại lớn nhất khi giao việc. Một khi mất đi sự tin tưởng và động lực làm việc thì hiệu quả công việc chắc chắn sẽ giảm sút.

5. Không xác định rõ phạm vi công việc

Một yếu tố gây ảnh hưởng đến quá trình giao việc đó là không xác định rõ phạm vi công việc ngay từ đầu. Điều này khiến nhân viên nhiều lúc vượt quyền hạn.

6. Sợ mất kiểm soát công việc

Đối với một số nhà quản lý, họ muốn kiểm soát càng nhiều quyền lực càng tốt. Vì vậy, họ muốn là người nắm toàn bộ mọi việc trong nhóm. Và khi giao việc cho nhân viên thì những nhà quản lý đo có thể mất đi quyền lực của mình.

Giao việc là công việc quan trọng của một nhà quản lý. Nhưng giao việc như thế nào để mang lại hiệu quả thì không hề đơn giản. Mong rằng bài viết trên đã giúp bạn nắm được những cách giao việc cho nhân viên.

Kỹ năng giao việc cho nhân viên

Nếu là nhà quản lý thì bạn chắc chắn không thể thiếu quá trình giao nhiệm vụ cho nhân viên, cấp dưới. Tuy nhiên, giao việc luôn là công việc không hề dễ dàng, đó là một kỹ năng nhà quản trị cần phải có.

1. Đưa ra tiêu chuẩn và thời hạn hoàn thành công việc

Nhân viên nên hiểu rõ mục tiêu cụ thể của nhiệm vụ mà mình được giao, vai trò và mối quan hệ với những công việc khác để xác định thời gian hoàn thành. Khi đã biết về điểm này, nhân viên mới có những định hướng cơ bản.

2. Giao công việc phù hợp với năng lực của nhân viên

Đối với nhân viên mới, cần giao những công việc từ nhỏ đến lớn. Bên cạnh kỹ năng, nhân viên còn phải rèn luyện về thái độ, tinh thần trách nhiệm. Một nhiệm vụ quan trọng có thể chia nhỏ hoặc phối hợp các thành viên với nhau để tạo điều kiện cho tất cả nhân nhiên đều có cơ hội thể hiện năng lực và sự cố gắng của mình.

3. Làm rõ phạm vi giao việc

Trong khi giao việc, điều quan trọng nhất là định rõ hạn mức công việc để mọi thành viên đều tập trung vào lĩnh vực được giao, tránh trường hợp can thiệp không cần thiết vào việc của người khác. Làm thế nào để thuận lợi cho việc phối hợp giữa các khâu nối tiếp? Nên lập bảng thời gian hoạt động và yêu cầu người phụ trách từng công việc đảm bảo.

4. Lựa chọn đúng người để giao việc

Người mà bạn lựa chọn nếu có kinh nghiệm nhưng không hứng thú hoặc không có trách nhiệm thì sẽ thực sự nguy hiểm. Yếu tố đầu tiên để ủy thác trọng trách là khả năng chuyên môn và tinh thần trách nhiệm của nhân viên với công việc.

5. Định hướng phương pháp

Hãy nói với nhân viên rằng họ có thể gặp ai để trông cậy sự giúp đỡ và chỉ ra những công cụ hỗ trợ. Khi đã giao việc đồng nghĩa với giao lại quyền hạn ở lĩnh vực đó nên có thể yêu cầu người phụ trách chọn lựa cộng sự và đưa ra kế hoạch hành động.

Loại hình văn hóa doanh nghiệp nào phổ biến nhất hiện nay?

Nếu doanh nghiệp muốn xây dựng văn hóa riêng mà không tìm hiểu các mô hình văn hóa hiện có thì sẽ rất dễ vướng vào tình trạng lan man, không có định hướng và cuối cùng là dẫn đến thất bại.

Xác định mô hình văn hóa doanh nghiệp muốn hướng tới là cách thức hiệu quả để bắt đầu quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Dưới đây là 4 loại hình văn hóa trong doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay:

1. Mô hình văn hóa doanh nghiệp Adhocracy

Adhocracy là mô hình văn hóa doanh nghiệp linh động, sáng tạo và mang tính kinh doanh. Trong đó, mô hình này tập trung vào sự đổi mới và cải tiến linh hoạt của doanh nghiệp thay vì bị kìm hãm bởi những thủ tục và chính sách quan liêu.

2. Mô hình văn hóa doanh nghiệp thứ bậc

Mô hình văn hóa thứ bậc cũng là một mô hình văn hóa doanh nghiệp được áp dụng nhiều hiện nay. Điểm cốt lõi của mô hình này là doanh nghiệp cần phải đảm bảo mọi thứ luôn được vận hành một cách trơn tru và nhất quán. Nghĩa là nó được hình thành dựa trên các cấu trúc, nguyên tắc, quy trình làm việc cụ thể do các cấp thẩm quyền phân bổ.

3. Mô hình văn hóa doanh nghiệp thị trường

Văn hóa thị trường liên quan trực tiếp đến tỷ suất lợi nhuận và tính cạnh tranh của doanh nghiệp trước các đối thủ trên thị trường. Thực ra, mô hình này được định hướng để đảm bảo khách hàng, đối tác luôn cảm thấy hài lòng về doanh nghiệp.

4. Mô hình văn hóa doanh nghiệp gia đình

Văn hóa doanh nghiệp gia đình phổ biến trong những doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc do gia đình sở hữu, không mang tính phân cấp. Mô hình này sẽ tập trung vào việc xây dựng các mối quan hệ mật thiết và gắn bó giữa nhân viên với nhau để cùng hướng tới một mục tiêu chung.

Văn hóa doanh nghiệp là gì?

Văn hóa doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng bản sắc riêng, thương hiệu riêng và thúc đẩy hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vậy văn hóa doanh nghiệp là gì và loại mô hình văn hóa nào phổ biến nhất?

1. Văn hóa doanh nghiệp là gì?

Văn hóa doanh nghiệp là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ khía cạnh mà doanh nghiệp xây dựng trong quá trình tồn tại và phát triển. Có thể nói, văn hóa doanh nghiệp đã trở thành một quan niệm, quy tắc và giữ vai trò chi phối hành vi của nhân sự. Nói đơn giản thì văn hóa doanh nghiệp chính là đời sống tinh thần trong tổ chức, doanh nghiệp, …

Bốn yếu tố chính cấu thành nên văn hóa doanh nghiệp là tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt lõi - triết lý kinh doanh. Bên cạnh đó, văn hóa doanh nghiệp cũng được thể hiện ở hai trạng thái:

+ Trạng thái hữu hình: là những giá trị được coi như bộ mặt của doanh nghiệp, nghĩa là được thực hiện một cách rõ ràng và trực tiếp ra bên ngoài như đồng phục, logo, sự kiện, …

+ Trạng thái vô hình: là những giá trị được thể hiện một cách trừu tượng hơn như tư tưởng, thái độ, phong cách sống, thói quen, …

2. Ví dụ về mô hình văn hóa doanh nghiệp (Google)

Như bạn đã biết, văn hóa của Google trở nên nổi tiếng với nhiều điều tuyệt vời như các buổi ăn miễn phí, hoa hồng tài chính, kỳ nghỉ, … Bởi vì phát triển mạnh mẽ nên Google cũng mở rộng quy mô chi nhánh tại nhiều quốc gia. Điều này khiến việc giữ vững văn hóa ở trụ sở chính trở nên khó khăn hơn.

Mặc dù được hưởng những đãi ngộ đáng mơ ước, nhân viên Google vẫn than phiền rằng họ bị stress, căng thẳng bởi làm việc trong môi trường cạnh tranh. Cũng như văn hóa doanh nghiệp chưa giúp họ cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Vì vậy, ngay cả văn hóa tốt nhất cũng cần được điều chỉnh nhằm đáp ứng lợi ích phát triển của công ty. Văn hóa thành công sẽ giúp doanh nghiệp phát triển hơn.

Thực ra không có loại hình văn hóa doanh nghiệp phổ biến nhất chỉ là phù hợp với doanh nghiệp hay không thôi. Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách vận hành và đặc trưng riêng. Người lao động sẽ biết mình có hợp với văn hóa đó không khi bắt đầu làm việc.

“Giải mã nghề Nhân sự” với Tuyển – Dạy – Dùng – Giữ – Thải

‘Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải’ có lẽ là một thuật ngữ không còn xa lạ với những người biết và làm về nhân sự. Năm chữ đơn giản nhưng thể hiện trọn vẹn vòng đời của nhân viên trong tổ chức.

1. Thuật ngữ Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải

Thuật ngữ ‘Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải’ gắn liền với sự ra đời của dự án Giải mã Nghề nhân sự. Dự án được xây dựng bởi chuyên gia Nguyễn Hùng Cường và Cộng đồng nhân sự HrShare với mong muốn chia sẻ, trao đổi về quản trị nhân sự.

Chia sẻ về nguồn gốc của thuật ngữ này, Nguyễn Hùng Cường chỉ muốn đơn giản hóa các thuật ngữ về QTNS. Phải nói sao cho mọi người cùng hiểu và hợp với văn hoá người Việt. Rồi cách thức dùng chữ ở xu hướng Tây như Hrbp, total reward, … dẫn tới việc các thuật ngữ không liên kết với nhau. Vì vậy, anh Cường nghĩ ra: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải.

Ban đầu thuật ngữ chỉ có 3 bước chính là Tuyển - Dùng - Giữ. Sau đó, với kiến thức QTNS của mình, Nguyễn Hùng Cường nhận ra 3 chữ chưa bao quát hết được nên thêm thay đổi Dạy thành Tuyển Dạy Dùng Giữ. Như vậy có 4 chữ nhưng vẫn thấy thiếu nên thêm chữ Thải. Vậy là đủ 5 chữ bao quát vòng đời nhân viên trong một tổ chức.

Thật ra, hai từ Dạy và Thải có vẻ không lọt tai lắm. Nhưng xét cho cùng thì 2 từ này đạt tiêu chí nhất. Chẳng hạn, Thải được lấy trong từ Sa Thải, vừa bao quát các hoạt động cuối cùng của QTNS vừa liên tưởng đến luật và xử lý mối quan hệ lao động.

2. Giải mã Nghề nhân sự - Dự án nhân sự tổng thể dành cho người mới bắt đầu

Nội dung trong dự án “Giải mã nhân sự” như sau:

Phần 1: Tổng quan về nghề nhân sự:

- Nhân sự và các công việc của Nhân sự

- Con đường lên HRM

Phần 2: Tuyển

- Tổng quan về Tuyển

- Các công cụ, kỹ thuật cần dùng để nâng cao hiệu quả tuyển

- Tình huống và xử lý các tình huống cho học viên

Phần 3: Dạy

- Tổng quan về Dạy

- Các công cụ, kỹ thuật cần dùng để nâng cao hiệu quả đào tạo trong DN

- Tình huống và xử lý các tình huống cho học viên

Phần 4: Dùng

- Tổng quan về Dùng

- Các công cụ, kỹ thuật cần dùng để nâng cao hiệu quả công việc

- Tình huống và xử lý các tình huống cho học viên

Phần 5: Giữ

- Tổng quan về Giữ

- Các công cụ, kỹ thuật cần dùng để nâng cao hiệu quả giữ người

- Tình huống và xử lý các tình huống cho học viên

Phần 6: Thải

- Tổng quan về Thải

- Tranh chấp lao động và các vấn đề

- Nghệ thuật cho thôi việc và các vấn đề cần lưu ý hậu nghỉ việc

Trên đây là những thông tin cơ bản về dự án Giải mã nhân sự dành cho bạn. Nếu bạn đang có hứng thú hoặc đang tìm hiểu về nhân sự thì đừng bỏ qua khóa học này nhé! Sẽ là một điều tiếc nuối nếu bạn không tham gia Giải mã nhân sự đấy.

4 cấp độ trong ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower hay Ma trận khẩn cấp là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành 4 hộp ưu tiên cho biết những nhiệm vụ bạn nên tập trung vào trước và những nhiệm vụ bạn nên ủy quyền hoặc loại bỏ.

1. Cấp độ 1: Khẩn cấp và quan trọng

Góc phần tư thứ nhất là khẩn cấp và quan trọng, yêu cầu “giải quyết ngay”. Đây là ô đặt bất kỳ nhiệm vụ nào vừa khẩn cấp vừa quan trọng, thường chiếm 15-20% quỹ thời gian. Khi có một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm phải thực hiện ngay, ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn và có hậu quả rõ ràng thì đặt nó vào góc phần tư này.

2. Cấp độ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Góc phần tư thứ hai trong ma trận Eisenhower là “sắp xếp lịch trình”. Nơi đặt bất kỳ nhiệm vụ nào không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng. Bởi vì những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn nhưng không cần phải thực hiện ngay nên có thể lên lịch cho những nhiệm vụ này sau, chiếm khoảng 60-65% quỹ thời gian.

3. Cấp độ 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Những việc này không có gì quan trọng nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn khó có thể kiểm soát. Hãy tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy ủy thác cho cấp dưới hoặc học cách từ chối và kết thúc một cách lịch sự.

4. Cấp độ 4: Không quan trọng và không khẩn cấp

Những nhiệm vụ còn sót lại thường không khẩn cấp hoặc quan trọng. Đôi khi, chúng sẽ cản trở việc hoàn thành mục tiêu của bạn. Đặt những mục còn lại này vào danh sách việc cần làm ở góc phần tư thứ tư - “xóa bỏ” hoặc chỉ nên dành 5% quỹ thời gian.

Nhiệm vụ trong góc phần tư này của ma trận Eisenhower không cần thiết và không đóng góp cho các mục tiêu hay lợi ích lâu dài. Nên thực hiện các hoạt động này kéo dài hoặc loại bỏ chúng hoàn toàn và tạo thành nhóm có mức độ ưu tiên thấp nhất.

Với ma trận Eisenhower, bạn sẽ biết cách đánh giá lại những nhiệm vụ ưu tiên của mình để phục vụ công việc và cuộc sống. Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian phù hợp với những người có mục tiêu nhưng không đạt được vì không có đủ thời gian. 

Eisenhower là gì? Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Khi dành quá nhiều thời gian cho những điều khẩn cấp, bạn có thể bỏ qua nhiệm vụ quan trọng. Bằng cách phân biệt nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, ma trận Eisenhower giúp bạn cải thiện khả năng quản lý thời gian và dành sự tập trung cho những việc thực sự quan trọng.

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower hay Ma trận khẩn cấp là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành 4 hộp ưu tiên cho biết những nhiệm vụ bạn nên tập trung vào trước và những nhiệm vụ bạn nên ủy quyền hoặc loại bỏ.

Thực ra, ma trận Eisenhower dựa trên hai đặc tính là tính quan trọng và tính khẩn cấp. Đây không phải là một chiến lược hoàn hảo nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu.

2. Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower là tập trung vào ưu tiên và quản lý những nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Phương pháp này giúp tách biệt và phân loại các nhiệm vụ thành từng nhóm và quyết định cách tiếp cận, sử dụng thời gian hiệu quả.

2.1 Mức độ quan trọng

Trong ma trận Eisenhower, đây là khía cạnh đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân. Chúng có thể liên quan đến sự phát triển cá nhân, sự nghiệp, quan hệ hay những mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống. Những nhiệm vụ ở mức này không mang lại kết quả ngay lập tức nên dễ bị xao nhãng.

2.2 Mức độ khẩn cấp

Khía cạnh này đo lường mức độ và thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Các nhiệm vụ khẩn cấp thường liên quan đến thời hạn, yêu cầu ngay tức thì hoặc có thời hạn gấp. Đặc biệt là có thể gây hậu quả nếu không hoàn thành kịp thời.

2.3 Phân loại nhiệm vụ

Dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp, ma trận Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành 4 loại khác nhau: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, không quan trọng và không khẩn cấp. Mỗi loại nhiệm vụ sẽ có cách tiếp cận và xử lý khác nhau.

Bằng cách phân loại nhiệm vụ và xác định phương pháp tiếp cận thích hợp cho từng loại, mỗi người có thể sử dụng thời gian hiệu quả và cân bằng giữa những mục tiêu cá nhân - công việc. Nhiều người nghĩ rằng các nhiệm vụ khẩn cấp thì đều quan trọng nhưng thực tế thì không hẳn là vậy.