Những điều nhà quản trị cần làm để giao việc hiệu quả cho nhân viên

 Nhà quản trị cần làm gì để giao việc hiệu quả cho nhân viên?

1. Đưa ra tiêu chuẩn và thời hạn hoàn thành công việc

Nhân viên nên hiểu rõ mục tiêu cụ thể của nhiệm vụ mà mình được giao, vai trò và mối quan hệ với những công việc khác để xác định thời gian hoàn thành. Khi đã biết về điểm này, nhân viên mới có những định hướng cơ bản.

Giao việc là việc định hướng công việc và phát triển năng lực nhân viên chứ không chỉ đơn giản là ra lệnh. Người giao việc nên theo dõi từng giờ và tạo điều kiện để nhân viên phát huy năng lực làm việc độc lập.

2. Giao công việc phù hợp với năng lực của nhân viên

Đối với nhân viên mới, cần giao những công việc từ nhỏ đến lớn. Bên cạnh kỹ năng, nhân viên còn phải rèn luyện về thái độ, tinh thần trách nhiệm. Một nhiệm vụ quan trọng có thể chia nhỏ hoặc phối hợp các thành viên với nhau để tạo điều kiện cho tất cả nhân nhiên đều có cơ hội thể hiện năng lực và sự cố gắng của mình.

3. Làm rõ phạm vi giao việc

Trong khi giao việc, điều quan trọng nhất là định rõ hạn mức công việc để mọi thành viên đều tập trung vào lĩnh vực được giao, tránh trường hợp can thiệp không cần thiết vào việc của người khác. Làm thế nào để thuận lợi cho việc phối hợp giữa các khâu nối tiếp? Nên lập bảng thời gian hoạt động và yêu cầu người phụ trách từng công việc đảm bảo.

4. Lựa chọn đúng người để giao việc

Người mà bạn lựa chọn nếu có kinh nghiệm nhưng không hứng thú hoặc không có trách nhiệm thì sẽ thực sự nguy hiểm. Yếu tố đầu tiên để ủy thác trọng trách là khả năng chuyên môn và tinh thần trách nhiệm của nhân viên với công việc.

5. Định hướng phương pháp

Hãy nói với nhân viên rằng họ có thể gặp ai để trông cậy sự giúp đỡ và chỉ ra những công cụ hỗ trợ. Khi đã giao việc đồng nghĩa với giao lại quyền hạn ở lĩnh vực đó nên có thể yêu cầu người phụ trách chọn lựa cộng sự và đưa ra kế hoạch hành động.

Mặc dù vậy, nên cho nhân viên thấy rõ bất cứ lúc nào họ cũng có thể nhận được sự hỗ trợ từ cấp trên để có kết quả công việc tốt nhất.

Giao việc cho nhân viên nhà quản trị cần lưu ý gì?

Nếu bạn là nhà quản lý thì không thể thiếu quá trình giao nhiệm vụ cho nhân viên, cấp dưới. Tuy nhiên, giao việc luôn là công việc không hề đơn giản, đó là một kỹ năng nhà quản trị bắt buộc phải có.

1. Nhà quản lý nghĩ tự mình thực hiện công việc sẽ hiệu quả hơn

Yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến hiệu quả giao việc đó là nhà quản lý nghĩ rằng họ sẽ đạt được hiệu quả tốt hơn khi tự mình thực hiện công việc. Bản thân nhà quản trị cũng dễ dàng cho rằng mình là người giỏi nhất.

Do đó, nếu họ trực tiếp thực hiện công việc thì sẽ nhanh hơn, đạt yêu cầu hơn và sẽ không ai phải phàn nàn về công việc chung của đội nhóm. Đôi khi, nhà quản lý cũng sợ rằng khi giao việc cho người khác thì có thể mắc sai lầm và ảnh hưởng đến vai trò lãnh đạo của họ.

2. Nhà quản lý thường có thói quen hỏi nhân viên “đã hiểu chưa”

Rất nhiều nhân viên gặp tình huống này, dù không thật sự hiểu hay chưa nắm rõ nhưng cũng trả lời “hiểu”. Bởi vì họ sợ người lãnh đạo coi thường mình, để lại ấn tượng không tốt hoặc mất cơ hội thực hiện những công việc quan trọng của công ty.

3. Nhà quản lý lo sợ nhân viên quá tải khi giao việc

Một số nhà quản trị cho rằng giao thêm công việc cho nhân viên có thể khiến nhân viên quá tải và không hài lòng. Nếu giao quá nhiều việc, nhân viên sẽ không thể hoàn thành tốt công việc nào hết nên dễ ảnh hưởng đến công việc chung của cả nhóm.

4. Không có sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm

Khi nhà quản lý không tin tưởng nhân viên hoặc ngược lại thì đó chính là trở ngại lớn nhất khi giao việc. Một khi mất đi sự tin tưởng và động lực làm việc thì hiệu quả công việc chắc chắn sẽ giảm sút.

5. Không xác định rõ phạm vi công việc

Một yếu tố gây ảnh hưởng đến quá trình giao việc đó là không xác định rõ phạm vi công việc ngay từ đầu. Điều này khiến nhân viên nhiều lúc vượt quyền hạn.

6. Sợ mất kiểm soát công việc

Đối với một số nhà quản lý, họ muốn kiểm soát càng nhiều quyền lực càng tốt. Vì vậy, họ muốn là người nắm toàn bộ mọi việc trong nhóm. Và khi giao việc cho nhân viên thì những nhà quản lý đo có thể mất đi quyền lực của mình.

Làm thế nào để thiết lập chỉ số đo lường KPI?

KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay.

Bước 1: Xây dựng bản đồ chiến lược

Những chỉ số hiệu suất chính hiệu quả là những chỉ số liên kết trực tiếp tới chiến lược của tổ chức. Do đó, bước đầu tiên là phải xác định được chiến lược đó là gì, xây dựng chiến lược của công ty.

Ngày nay, có rất nhiều công ty hàng đầu sử dụng các công cụ như Strategy map (bản đồ chiến lược) hay bản đồ tạo giá trị để có thể đưa ra hướng hành động hiệu quả. Mục đích là giúp đạt được các tuyên bố về giá trị (phân phối đầu ra) và giúp cho việc xây dựng chiến lược, quản trị chiến lược hay quản lý kinh doanh đạt hiệu quả tốt.

Bước 2: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

Vậy bộ phận/phòng/ban nào sẽ xây dựng KPI? Có thể là các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của người có chuyên môn.

Người xây dựng KPI thường là trưởng bộ phận/phòng/ban - người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận đó. Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban quá lớn, việc xây dựng KPI nên được đảm nhận bởi các quản lý cấp thấp hơn.

Bước 3: Xây dựng các câu hỏi về hiệu suất chính (KPQ - Key Performance Question)

Để thu hẹp danh sách các chỉ số đo lường, đưa ra các KPQ là một giải pháp nên có. Hiểu đơn giản, để có câu trả lời, bạn nên bắt đầu bằng câu hỏi. Nếu không có câu hỏi nào cần trả lời thì không cần đo lường.

Bước 4: Xác định các KRAs - Keys Result Area của bộ phận (chức năng/nhiệm vụ của phòng)

Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng, nhiệm vụ đặc trưng của bộ phận/phòng/ban. Hệ thống các KPI được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng hoặc nhiệm vụ của bộ phận.

Bước 5: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm chính của vị trí chức danh

Với mỗi vị trí chức danh, người xây dựng KPI cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện. Các trách nhiệm chính là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI nên cần phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.

Bước 6: Xác định các chỉ số KPI và thu thập dữ liệu

Đây là một khía cạnh mang tính kỹ thuật hơn trong việc xây dựng KPI. Các doanh nghiệp nên đánh giá cẩn thận thế mạnh và điểm yếu của các công cụ đo lường khác nhau. Sau đó, chọn ra loại nào thích hợp nhất.

Lưu ý khi triển khai đánh giá giá trị công việc

Đánh giá giá trị công việc là một nghiệp vụ khó trong quản trị nhân sự nhưng có mức độ ảnh hưởng lớn trong chiến lược và tổ chức hoạt động nhân sự trong tổ chức. Dưới đây là một số lưu ý để giúp các doanh nghiệp triển khai đánh giá giá trị công việc hiệu quả hơn:

1. Đánh giá vị trí công việc không phải đánh giá người đang đảm nhận vị trí công việc

Lợi ích của việc đánh giá giá trị công việc là quá trình đánh giá không phụ thuộc vào năng lực của cá nhân người đang đảm nhận công việc đó. Nói cách khác, vai trò của vị trí chức danh không liên quan tới chất lượng cán bộ đang nắm giữ vị trí chức danh đó.

Khi thực hiện cung cấp thông tin liên quan đến công việc và đánh giá công việc, người đánh giá phải loại bỏ tất cả các đánh giá hoặc thông tin về người nắm giữ công việc mà chỉ nên tập trung vào vị trí công việc. Xuất phát từ mô tả công việc, chức năng, nhiệm vụ của phòng ban và vai trò của công việc trong các quy trình hay nghiệp vụ của công ty.

2. Xác định kết quả đánh giá giá trị công việc đúng kỳ vọng

Đánh giá giá trị công việc có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng hệ thống cấp bậc cán bộ, xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp và xây dựng cấu trúc lương theo vị trí công việc. Tuy nhiên, đây không phải là căn cứ để giải quyết tất cả các vấn đề nhân sự trong tổ chức.

Việc đánh giá giá trị của công việc chính xác chỉ giúp xác định P thứ nhất trong cấu trúc lương 3P là trả lương theo vị trí. Và đó không phải là cơ sở để ra quyết định tăng lương hay xác định thưởng cho cán bộ. Chúng ta cần xác định đúng vai trò của việc đánh giá công việc, tránh đặt quá nhiều sự kỳ vọng để đưa ra những nhận định không đúng về sự thành công của đánh giá giá trị công việc.

3 phương pháp đánh giá giá trị công việc cho nhà quản trị

3 phương pháp đánh giá giá trị công việc phổ biến là so sánh với thị trường (Job Matching), phân loại (Classification) và tính điểm (Point Factor).

1. So sánh với thị trường (Job Matching)

Mỗi công việc trong doanh nghiệp sẽ được so sánh với các công việc tương tự trên thị trường. Sau đó sử dụng các khảo sát lương, khảo sát công việc có sẵn để tham khảo thông tin lương hoặc yêu cầu cần thiết của vị trí này trên thị trường.

Sử dụng các mô tả công việc và giá trị đánh giá công việc phổ biến để so sánh với công việc đang cần đánh giá, hướng tới cạnh tranh với thị trường.

Tuy nhiên, phương pháp này khó xác định mức độ có thể “so sánh” được hoặc không đủ dữ liệu cho mọi công việc. Người đánh giá thường bỏ qua các yếu tố nội tại của tổ chức (chiến lược, lĩnh vực hoạt động…) có thể ảnh hưởng đến vị trí công việc dẫn đến sai lệch trong việc định giá.

2. Phân loại (Classification)

Hiểu đơn giản, nhà quản trị sẽ phân nhóm các vị trí công việc theo một hoặc một số tiêu chí đã được thiết lập. Chẳng hạn, phân nhóm theo cấp trách nhiệm bao gồm CEO, Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc, Quản lý, Chuyên viên, Nhân viên… hay phân nhóm theo các lĩnh vực ngành nghề gồm Nhân sự, Kinh doanh, Marketing, R&D… hoặc trên mức độ đóng góp cho công ty, sơ đồ tổ chức và so sánh với nhau.

3. Tính điểm (Point Factor)

Phương pháp này thiết lập hệ số điểm cho mỗi yếu tố được lựa chọn đánh giá và chấm điểm mỗi vị trí công việc theo thang điểm đã thiết lập sẵn để xác định điểm của mỗi yếu tố. Tổng điểm của các yếu tố sẽ được quy đổi ra điểm đánh giá của mỗi vị trí công việc.

Đây là phương pháp đánh giá hiệu quả nhất bởi nó đảm bảo mức độ chính xác và khách quan do mỗi vị trí công việc được đánh giá độc lập dựa trên hệ số điểm rõ ràng và minh bạch. Ngoài ra, bạn cũng có sẵn nhưng phương pháp như HAY, Mercer hay Tower Watson để áp dụng.

Nhìn chung, mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với đặc thù và mục tiêu đánh giá vị trí công việc của từng doanh nghiệp. Vì vậy, tùy vào chiến lược định giá công việc của mình mà mỗi tổ chức có thể lựa chọn một hoặc kết hợp của nhiều phương pháp trên.

Vai trò của DEI trong doanh nghiệp

DEI thực sự quan trọng trong việc tạo dựng và duy trì môi trường làm việc thành công dựa trên nguyên tắc tất cả mọi người đều có thể phát triển về mặt cá nhân và nghề nghiệp. Tập hợp những người thuộc nhiều hoàn cảnh khác nhau sẽ tạo nên những ý tưởng mới, sáng tạo. Quan trọng nhất, chiến lược DEI góp phần hình thành không gian nơi tất cả nhân viên cảm thấy họ có giá trị nội tại, không phải bất chấp sự khác biệt mà là vì sự khác biệt của họ.

1. Các vấn đề của DEI quan trọng đối với ứng viên và nhân viên trong doanh nghiệp

DEI dần trở nên phổ biến đối với ứng viên và nhân viên. Thực tế cho thấy ¾ số người tìm việc và nhân viên coi DEI là yếu tố chính khi cân nhắc lời mời làm việc của công ty. Các ứng viên nhận ra những tác động tích cực của môi trường chào đón nhiều nền tảng khác biệt và muốn tham gia vào đó.

Nhưng nhân viên không phải là những người duy nhất thúc đẩy nền văn hóa đa dạng và hòa nhập hơn. Lãnh đạo công ty cũng phải nỗ lực thực hiện các chính sách DEI và có nhiều động lực để doanh nghiệp bắt đầu sớm hơn.

2. Các sáng kiến DEI nâng cao sự bền vững của công ty

Các doanh nghiệp, công ty lắng nghe nhu cầu của những người ủng hộ DEI và thực hiện thay đổi cũng có thể được hưởng lợi từ nền văn hóa đa dạng, công bằng và hòa nhập.

Theo Forbes, việc tăng 10% cổ phần của đối tác nữ thường dẫn đến doanh thu tăng 10%. Bên cạnh đó, các công ty có đội ngũ điều hành đa dạng về văn hóa và sắc tộc có khả năng dẫn đầu ngành về lợi nhuận cao hơn 33%. Khi mọi người cảm nhận được sự chào đón thì họ thường thể hiện cấp độ cao hơn. Đó là tình huống đôi bên cùng có lợi khi công ty thực hiện những bước để đa dạng hóa lực lượng lao động của mình.

DEI là gì? DEI và văn hóa doanh nghiệp kết nối như thế nào?

Doanh nghiệp muốn xây dựng một môi trường đột phó thì cần biến sự đa dạng, công bằng và hội nhập (DEI) trở thành phần quan trọng trong giá trị của mình.

1. DEI là gì?

DEI là viết tắt của “Diversity - Equity - Inclusion”, nghĩa là “Đa dạng - Công bằng - Hòa nhập”. Chiến lược này tập trung vào việc đa dạng hóa, đồng thời, tạo ra những cơ hội bình đẳng cho mọi người lao động bất kể giới tính, độ tuổi, văn hóa hay sắc tộc.

Đa dạng, Công bằng & Hòa nhập (DEI) đề cập đến các khuôn khổ tổ chức để thúc đẩy sự đối xử công bằng và sự tham gia đầy đủ của tất cả thành viên, đặc biệt là các nhóm trước đây ít được đại diện hoặc bị phân biệt đối xử. Nhìn chung, các chương trình DEI tạo ra một môi trường mà tất cả đều được chào đón, hỗ trợ và có đủ nguồn lực để thành công bất kể danh tính, chủng tộc hay định hướng.

2. DEI và văn hóa doanh nghiệp kết nối như thế nào?

Đa dạng, bình đẳng và hòa nhập (DEI) trở thành yếu tố không thể thiếu trong việc xây dựng và định hình văn hóa doanh nghiệp. Đa dạng mang đến sự phong phú và đa chiều, không chỉ về sự khác biệt đặc điểm cá nhân mà còn trong quan điểm, kinh nghiệm và văn hóa. Bình đẳng giúp cho mọi thành viên có cơ hội để thể hiện tiềm năng của mình và được đối xử như nhau. Và hòa nhập xây dựng môi trường làm việc làm cho mọi người cảm thấy chào đón, liên kết và tương tác với nhau.

DEI tạo ra sự nhận thức của doanh nghiệp về vai trò quan trọng của sự đa dạng. Sự đa dạng không chỉ giới hạn ở những yếu tố như giới tính, sắc tộc, văn hóa mà còn bao gồm cả khả năng về sức khỏe, quan điểm… Sự đa dạng là một lợi thế cạnh tranh, mang lại sự đổi mới và khả năng thích ứng trong thị trường đầy biến động như hiện nay.

Một doanh nghiệp thể hiện cam kết đối với việc đảm bảo sự đa dạng, công bằng và hòa nhập qua các chính sách, hành động cụ thể sẽ xây dựng niềm tin và được đánh giá cao từ phía khách hàng, cộng đồng.

Ngày nay, khách hàng và công chúng quan tâm nhiều đến giá trị và tầm ảnh hưởng xã hội của các doanh nghiệp. Khi họ nhận thấy rằng doanh nghiệp đang xây dựng văn hóa bình đẳng và tôn trọng sự đa dạng, thường sẽ có xu hướng ủng hộ và tin tưởng hơn. Điều này mang tới lợi ích lớn để tăng cường lòng tin và sự ủng hộ từ cộng đồng, khách hàng. Đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng thị trường và tạo lợi ích tài chính bền vững trong dài hạn.